La gestione del processo di outsourcing all’interno dell’azienda. La creazione del team.

Le funzioni all’interno dell’azienda che normalmente vengono coinvolte nella gestione di un progetto di outsourcing sono: il direttore generale, il direttore acquisti, il direttore finance, le risorse umane, l’ufficio legale, ove presente e poi quelle funzioni interessate dal processo di terziarizzazione e, quindi, per far eun esempio, il responsabile della logistica (nell’outsourcing dell’attività logistica), il responsabile dell’IT (nell’outsourcing dei servizi informatici), il responsabile dei servizi generali (laddove vengano terziarizzati i servizi generali).

Oltre alle persone scelte all’interno della società e ai legali che curano la parte contrattuale e negoziale, potranno essere designati dei consulenti esterni esperti nel settore che si intende terziarizzare. In base alla nostra esperienza, abbiamo visto che si dà corpo al progetto in modo più efficiente e veloce laddove vengano coinvolti e nominati consulenti esterni. Il ruolo di tali soggetti è indispensabile per la formazione degli aspetti operativi del processo contrattuale.

Per una migliore organizzazione del progetto di terziarizzazione e onde evitare il rischio di ritardi anche notevoli non preventivati, non appena costituitosi il team dovrà elaborare un programma con le diverse fasi dell’operazione, la relativa tempistica nonchè le risorse da impiegare. A questi fini, usualmente le aziende utilizzano il diagramma di GANT che consente una chiara illustrazione dello stato di avanzamento del progetto, mediante una rappresentazione grafica di immediata comprensione dell’arco temporale totale del progetto suddiviso in fasi, con l’indicazione delle mansioni e/o attività che costituiscono il progetto.

Quanto alla ripartizione dei ruoli all’interno del team, è opportuno che venga nominato un capo progetto, cosiddetto “Project Leader”, il quale avrà diversi compiti fra i quali il coordinamento delle funzioni interne ed esterne (consulenti e legali), la conduzione delle negoziazioni fino alla conclusione degli accordi con il fornitore. Da ultimo, non va tralasciata la cura per l’ottenimento delle necessarie autorizzazioni all’interno dell’azienda per la sottoscrizione del contratto di outsourcing.

Va osservato che le attività del team non si concludono con la firma del contratto di outsourcing, ma proseguiranno nella fase probabilmete più delicata di “gestione” del contratto in cui si constaterà se quanto pattuito potrà consentire il raggiungimento dei risultati attesi. Anche in questa fase il Project Leader rivestirà un ruolo fondamentale nel monitoraggio durante l’attuazione del progetto e sarà la persona di riferimento per tutti i rapporti con il fornitore. Quest’ultimo avrà sicuramente già all’interno della sua organizzazione designate delle funzioni specifiche per la gestione del progetto di terziarizzazione. Non dimentichiamo che, a differenza del committente, il core business del fornitore è proprio la gestione dei servizi di logistica. Pertanto, il progetto di outsourcing ha successo solo se si instaura un contesto di attività e continua collaborazione fra il fornitore e le strutture interne del committente coinvolte nel progetto, che devono essere preparati a confrontarsi in modo adeguato con il fornitore.

Un ulteriore aspetto che deve essere considerato dal team è la comunicazione interna che deve essere effettuata nell’ipotesi in cui l’azienda fa parte di una multinazionale. In tal caso, la casa madre avrà necessità di essere informata su tutti i passaggi del processo di outsourcing anche al fine di approvazioni interne necessarie per procedere. L’autorizzazione della casa madre, laddove occorra, deve essere tenuta in conto per la definizione della tempistica dell’operazione, in quanto in alcuni casi abbiamo riscontrato che occorre parecchio tempo poichè prima di dare la greenlight la casa madre effettua diversi controlli sia sugli aspetti puramente commerciali dell’operazione sia su quelli operativi e contrattuali anche mediante l’intervento di propri esperti.

Avv. Grazia Torrente e Avv. Alessandra Vignone
(pubblicato sul Giornale della Logistica, novembre 2009)

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